Planification d’événements : 8 piliers sur lesquels s’appuyer pour vos événements à venir

Publié le : 13 avril 20238 mins de lecture

Les géants de l’entreprise tels que Apple, Microsoft, Google reconnaissent tous la nécessité d’investir considérablement dans leur stratégie de gestion des événements. Les événements deviennent plus importants que jamais. Appuyez-vous sur ces 8 piliers de la gestion d’événements à l’aube de la nouvelle année.

Médias sociaux

Il va sans dire que les médias sociaux jouent un rôle essentiel pour sensibiliser et attirer les gens vers les lieux d’événements. Selon les experts, un cinquième du trafic vers les pages d’inscription et de billetterie provient des plateformes de médias sociaux. Cela explique pourquoi vous devez disposer d’une solide stratégie de marketing des médias sociaux. L’une des questions les plus importantes à se poser est de savoir si vous êtes sur les bonnes plateformes de médias sociaux pour cibler votre public. Vous vous concentrez peut-être trop sur Facebook et Twitter, alors que l’année exige que vous lanciez une chaîne YouTube pour partager des vidéos d’événements ou de conférences passés et que vous amélioriez votre présence sur Instagram. Une fois que vous êtes sur les mêmes plateformes que votre public, vos efforts doivent se concentrer sur l’optimisation de votre portée. Par exemple, vous pouvez créer un concours encourageant les gens à taguer toutes les personnes qu’ils connaissent à vos posts, leur donnant ainsi une chance de gagner des prix.

Mélange approprié d’outils et de logiciels

L’organisation est extrêmement importante dans la gestion des événements qui nécessite le bon mélange d’outils et de logiciels. Sans posséder ou savoir comment utiliser les outils, vous ne pourrez pas faire face à une concurrence féroce. Le partage efficace d’informations en temps réel avec les clients et la mise en place d’une solution de sauvegarde pour toutes les données sont devenus une nécessité. Par exemple, un logiciel de suivi des événements est une solution précieuse qui sert de plaque tournante pour le suivi de l’inventaire des événements, des budgets, des fichiers, des plans de projet, des listes de tâches, des contrats, etc. Les clients aiment la transparence et le fait d’avoir un accès en temps réel à tout en un seul endroit. Vous pouvez donner un accès de visualisation ou la capacité de modifier ou les deux à vos clients.

Réseau professionnel

La constitution de contacts est cruciale pour toute entreprise de gestion d’événements. Par exemple, les conférenciers sont un grand atout, mais cela ne signifie pas que vous devez continuer à compter sur les mêmes conférenciers pour chaque conférence ou séminaire. Si votre événement manque de participants de valeur, les participants peuvent remettre en question la valeur de vos événements. Pour identifier de nouveaux talents, vous devrez accorder une attention particulière au réseautage dans le secteur. Idéalement, vous devriez concevoir une stratégie de recherche de conférenciers et de sensibilisation. L’objectif de cette stratégie devrait être d’utiliser efficacement votre temps et vos ressources pour accéder aux talents et, au final, attirer davantage de public. Sinon, passez en revue vos fournisseurs existants et associez-vous à des organisations respectueuses de l’environnement pour renforcer vos références en matière de durabilité. 

Les sponsors d’événements sont parmi les piliers les plus critiques pour tout type d’événement. Ainsi, vous devriez envisager de renforcer ce domaine particulier. L’injection d’argent et l’utilisation gratuite de services et d’équipements sont délivrés par les sponsors peuvent être d’une grande aide lors des événements. Attirer des sponsors et élaborer des packages nécessitent à nouveau d’établir des contacts, votre réputation ainsi que la manière dont vous les présentez.

Couverture médiatique

Vous ne pouvez bien sûr pas vous assurer une couverture médiatique dès le départ. Vous devrez commencer par une chaîne, mais une fois que vous aurez établi un certain pied, détournez votre attention pour obtenir une couverture de presse d’un tiers. Ils vous apporteront un tout nouvel ensemble de publics, ce qui augmentera encore plus la notoriété et stimulera les ventes. Bien que cela dépende principalement de l’industrie ou du secteur dans lequel s’inscrit votre événement, les sites web et les journaux locaux peuvent être d’excellentes plateformes à cibler au début. Vous rédigerez un communiqué de presse, mais il n’est pas facile de susciter l’intérêt des médias. Le communiqué de presse doit être concis et court, et doit immédiatement transmettre ce que vous et votre événement représentez dès son objet. Il doit se présenter sous la forme d’une puce et être lisible en ligne. Les téléspectateurs peuvent perdre leur intérêt s’ils doivent le télécharger. 

Besoins diététiques des clients

Cette question est si importante qu’elle figure sur la liste des piliers de la gestion d’événements. Les gestionnaires d’événements savent à quel point il peut être difficile de trouver ce que chacun peut manger compte tenu de ses limites alimentaires et de minimiser le gaspillage alimentaire. Si vous ne parvenez pas à identifier correctement les besoins alimentaires de vos clients, la plupart des spectateurs repartiront affamés et insatisfaits, et une grande partie de la nourriture sera gaspillée. Outre le gaspillage d’argent, vous risquez de perdre votre entreprise. Pour éviter tout cela, mettez un point d’honneur à demander à vos clients les besoins diététiques de leurs invités à l’avance. Une façon de résoudre ce genre de problèmes est d’utiliser Stitch, un outil d’organisation de fêtes qui résume les besoins alimentaires des invités en permettant aux hôtes de poser des questions à l’avance. 

Culture de la transparence

Commencez votre nouvelle année en créant une culture de la transparence dans laquelle toutes les parties prenantes clés, comme votre équipe marketing, ont un aperçu des objectifs fixés, des buts, du calendrier des livrables et d’autres informations. Garder tout le monde sur la même page depuis le début peut vous aider à créer une expérience unifiée et de marque pour le public. 

Amélioration continue

Continuez à chercher de nouvelles opportunités et de nouveaux défis. Un gestionnaire d’événements avisé sait qu’il est toujours possible de s’améliorer. Cela pourrait simplement signifier essayer quelque chose de créatif dans un lieu d’événement d’entreprise ou expérimenter un nouveau lieu pour les événements. Regardez autour de vous ce qui se passe dans le secteur mondial de la gestion d’événements. Vous serez surpris par le nombre d’idées que vous obtiendrez des entreprises opérant dans d’autres pays. Si vous considérez qu’il s’agit de créer des expériences événementielles mémorables, vous serez obligé de bousculer votre approche routinière et de sortir des sentiers battus. 

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